Als ondernemer kunt u niet meer zonder digitale hulpmiddelen. Maar hoe zit het dan met de bewaarplicht? Moet u alles printen en bewaren of kunt u volstaan met de bestanden op uw pc?
Smartphone en sociale media
Als ondernemer kunt u niet meer zonder pc. Maar ook uw smartphone en community’s zoals Facebook en LinkedIn zijn als ondernemer erg bruikbaar. Hoe zit het dan echter met uw bewaarplicht? In hoeverre wijkt deze af van de ‘papieren’ eisen?
Bewaarplicht
Als ondernemer geldt voor uw administratie een bewaarplicht van in beginsel zeven jaar. Voor sommige zaken, zoals die met betrekking tot onroerend goed, geldt een bewaarplicht van 10 jaar. Dit betreft alle papieren, bescheiden en overige gegevensdragers die voor uw fiscale verplichtingen van belang kunnen zijn. Wat onder uw administratie valt, reikt erg ver. Ook bijvoorbeeld kladaantekeningen en contant bewaard geld behoren hiertoe.
Digitale bewaarplicht
Bovenstaande eisen gelden ook voor uw digitale bewaarplicht. Bestanden op uw computer moet u in beginsel dus ook zeven jaar bewaren.
U hoeft niet alles uit te printen. Gegevens moet u in de originele vorm bewaren.
Berichten op bijvoorbeeld Facebook moeten dus gewoon op uw computer toegankelijk blijven. Andersom dient u een papieren factuur ook op papier te bewaren. Digitaliseren mag wel, mits u aan de daaraan gestelde voorwaarden voldoet.
Voorwaarden digitaal converteren
U mag bestanden alleen in een andere vorm omzetten, het zogenaamde converteren, als u aan de fiscale voorwaarden voldoet.
- U zet alle gegevens inhoudelijk juist over.
- De nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar.
- U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
- Een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke tijd worden uitgevoerd.
- U bewaart de uitkomsten van interne controles.
Zakelijk gebruik
Bestanden op de pc moet u in beginsel dus ook op de pc bewaren. Daarbij is het uw verantwoordelijkheid dat deze ook toegankelijk blijven. Verwijdert u bijvoorbeeld uw Facebookaccount, terwijl u dit gebruikte voor orderbevestigingen, dan voldoet u niet meer aan de fiscale eisen inzake de bewaarplicht. Hetzelfde geldt als u een oud boekhoudsysteem alleen nog onder een oude Windows-versie kunt openen die niet meer operationeel is. U dient dan te zorgen voor apparatuur waarmee dit wel kan.
Afspraken mogelijk
U kunt met uw inspecteur afspraken maken over uw fiscale bewaarplicht. Zorg daarbij dat u inzichtelijk maakt welke informatiesystemen u gebruikt. Zulke afspraken worden schriftelijk bevestigd.
Informatiebeschikking
Als u bepaalde bestanden niet bewaard heeft, kan de inspecteur u een zogenaamde informatiebeschikking opleggen. Hij eist dan alsnog de gevraagde gegevens op. Voldoet u hier niet aan, dan wordt de bewijslast omgekeerd. Het is dus van enorm belang dat uw fiscale verplichtingen uit uw bestaande administratie kunnen worden afgeleid. De rechter accepteert ook niet heel snel overmacht als excuus. Bijvoorbeeld na een computercrash of brand wordt verondersteld dat u voor een back-up heeft gezorgd.
Bron: Indicator Tips & Advies