Het einde van het jaar is er bijna, tijd om weer eens de bezem door uw administratie te halen. Wat mag u opruimen en wat moet u nog bewaren?

Bewaarplicht van zeven jaar

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn, voor zover niet anders bepaald, gedurende zeven jaar te bewaren. Het gaat dan onder andere om de loonadministratie, de verkoopadministratie, voorraadgegevens, het grootboek en facturen van crediteuren en debiteuren.

Wat kunt u nu opruimen?

U kunt dus na het verlopen van de bewaartermijn uw oude administratie weggooien. Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en eerdere jaren mag weggooien.

Wat moet u wel bewaren?

Als u verwacht dat u bepaalde documenten nog nodig heeft, dan is het uiteraard raadzaam om deze nog wel te bewaren. Het gaat dan bijv. om contracten, pensioen- en lijfrenteovereenkomsten, notulen die gaan over bestuurs- en beheersdaden en vaststellingsovereenkomsten met de Belastingdienst.

Digitale administratie

De bewaarplicht geldt ook voor uw digitale administratie, dus voor uw bestanden op de computer of op digitale gegevensdragers.

Langere bewaartermijn voor de btw

Heeft u onroerende zaken aangeschaft en/of elektronische diensten, telecommunicatiediensten en radio- en tv-omroepdiensten afgenomen, dan moet u rekening houden met een eventuele herziening van de btw. Dit speelt bijv. als een onroerende zaak een andere bestemming krijgt. Daardoor kunt u misschien btw uit voorgaande jaren alsnog (gedeeltelijk) aftrekken of moet u wellicht juist btw terugbetalen. De totale herzieningstermijn bedraagt tien jaar inclusief het jaar van eerste ingebruikname. Gedurende de herzieningstermijn moet u de stukken rond de desbetreffende zaken en/of diensten nog wel bewaren, ook als er inmiddels zeven jaren zijn verstreken.

 

 

Bron: Indicator Tips & Advies